Katalogerstellung mit MS Word (o.ä.)

Vorschlag, wie man die eingegebenen Daten, zum einen sortiert nach Sytematikgruppen, zum anderen sortiert nach Schlagwort, nach MS Word exportieren und weiterverarbeiten kann

Medienlisten aller Medien, nach Systematikgruppe oder Autor sortiert / Medienlisten einer bestimmten Systematikstelle

•	ð Alle Medien Ã (Hier ist je nach Bedarf auch die Möglichkeit gegeben nur die Medien einer Systematikgruppe oder solche Medien mit einer bestimmten Bemerkung u.a.m. zu selektieren).

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Wurde „Alle Medien" gewählt, kann anschließend das Sortierkriterium gewählt werden: ð Systematik Ã ergibt einen Katalog, der die Medien nach der Sachbuchsystematik der KÖB sortiert ausgibt (Systematischer Katalog), ð Autor Ã ergibt einen Katalog, der die Medien alphabetisch nach Autoren bzw. Ordnungswort sortiert ausgibt (Alphabetischer Katalog).

•	Bei der Abfrage des Druckumfanges sollte überall ein [J] eingegeben werden, mit Ausnahme der Option „Ausleihzähler mit ausdrucken" und „Filter Ventura (XyWrite)". Hier gehört jeweils ein [N] hin. Je nach gewünschtem Ausdruck kann auch ein [N] bei „Filter Word" sinnvoll sein.

•	Sind alle Fragen richtig beantwortet, geht es mit Ã weiter (Sind alle Fragen durch die Voreinstellung schon richtig beantwortet, kann man hier auch direkt mit [F2] weitergehen)

•	Im nächsten Abfragefenster „Drucken" sollten schon die richtigen Daten für die Steuerung des Druckers stehen. Mit ßà das Feld „Datei" auswählen und mit Ã bestätigen.

•	Der PC sortiert und erstellt nun den „Ausdruck", und legt die Medienliste als Datei, in unserem Beispiel von oben z.B. im Pfad C:\BVS\TXT\KAT1.TXT, ab. Pfad bitte merken, da die Datei später von MS Word aus diesem Pfad aufgerufen werden muß!

•	Wollen Sie sich die Datei direkt ansehen, wählen Sie im nächsten Fenster, das automatisch erscheint, mit ßà das Feld „Ja", ansonsten bestätigen Sie mit Ã das Feld „Nein".

•	Mit mehrfachem Druck auf [F10] oder [ESC] werden alle Unterfenster geschlossen und Sie kommen zum anfänglichen Bildschirmmenue zurück.

Jetzt steht noch die Nachbereitung der Datei KAT1.TXT mit MS Word an, um ein ansprechendes Layout zu gestalten, oder ungewünschte Elemente zu eleminieren:

•	Bei „Dateiname" {*.TXT} eintragen; bei „Konvertierungen bestätigen" ein ý durch Anklicken mit der Maus eintragen; im Fenster „Verzeichnisse" den Pfad einstellen, in dem sich KAT1.TXT befindet, in unserem Beispiel C:\BVS\TXT (Doppelklick auf 0 c:\, Doppelklick auf 0 bvs, Doppelklick auf 0 txt)

•	Im unteren Fenster unter Dateiname erscheint unsere Datei KAT1.TXT. Durch Doppelklick mit der Maus auf KAT1.TXT, wird die Datei aufgerufen.

•	Es erscheint das Fenster „Datei konvertieren". Mit der Maus unbedingt „MS-DOS-Text" anklicken und mit „ok" bestätigen, damit die Umlaute in MS Word richtig dargestellt werden. Wählen Sie versehentlich „Nur Text", erscheinen statt der Umlaute Sonderzeichen.

WICHTIG: Wenn an dieser Stelle beim Öffnen der Textdatei das Fenster „Datei konvertieren" nicht erscheint, überprüfen Sie bitte die Einstellungen von MS Word; unter EXTRAS OPTIONEN ALLGEMEIN muß „Konvertierung vor dem Öffnen bestätigen" aktiviert sein.

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Der Text erscheint auf dem Bildschirm. Nun können Sie manuell Layoutveränderungen vornehmen. Manche sind automatisierbar. Z.B. wird bei manchen Medienlisten nach der Angabe der Systematikgruppe z.B. (Re 3.44) keine Leerzeile zwischengeschaltet, so daß der nachfolgende Titel direkt am vorhergehenden 'klebt'. Durch die Funktion „Ersetzen..." im Menuepunkt „Bearbeiten" kann durch Eingabe von {^a} (^a=Zeichen für Absatzmarke) im Feld „Suchen" und durch Eingabe von {^a^a} im Feld „Ersetzen", eine Leerzeile zwischen den einzelnen Mediendaten automatisch erzeugt werden. Hinzufügung von Text / Formatveränderungen sind ebenfalls möglich.

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Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, oder bei Arbeitsunterbrechung, können Sie die Datei entweder unter gleichem oder ggf. neuem Namen in das alte Verzeichnis oder günstiger in ein neues, eigenes Verzeichnis z.B. 0 KATALOG, welches man vorher (oder parallel im Multitasking) mit dem Explorer im Verzeichnis 0 MS Word anlegt, abspeichern. Speicherung unbedingt im Word -Format vornehmen, damit die Änderungen dauerhaft gespeichert werden!

Das nachfolgend beschriebene Verfahren setzt die Eingabe von Schlagworten in das Feld „Schlagwörter" von BVS 4.2 bei der Eingabe der Katalogdaten voraus. Dabei können mehrere Schlagworte für ein Medium vergeben werden. Schlagworte sind durch {; } voneinander zu trennen. Das Ergebnis dieses im nachfolgenden beschriebenen Verfahrens ist eine Datei, die nur die Titel enthält, die einem Schlagwort zugeordnet wurden. So lassen sich zu jedem Schlagwort eigene Medienlisten erzeugen, die anschließend mit MS Word weiterverarbeitet und ggf. auch zu einem Gesamtkatalog vereinen lassen.

•	Im Feld „Personen..." Eingabe von {sw=xxx}, wobei sw die Abkürzung für Schlagwort darstellt und xxx für das gesuchte Schlagwort z.B. 'Taufe' steht.

•	Im nächsten Abfragefenster „Drucken" sollten schon die richtigen Daten für die Steuerung des Druckers stehen. Mit ßà das Feld „Datei" auswählen und mit Ã bestätigen.

•	Der PC fragt Sie nach einem Dateinamen. Geben Sie einen Dateinamen an. Hier z.B. bietet sich {Taufe} an. Bestätigen Sie mit Ã.

•	Der PC sortiert und erstellt nun den „Ausdruck", und legt die Medienliste als Datei, in unserem Beispiel von oben im Pfad C:\BVS\TXT\TAUFE.TXT, ab. Pfad bitte merken, da die Datei später von MS Word aus diesem Pfad aufgerufen werden muß!

•	Wollen Sie sich die Datei direkt ansehen, wählen Sie im nächsten Fenster, das automatisch erscheint, mit ßà das Feld „Ja", ansonsten bestätigen Sie mit Ã das Feld „Nein".

•	Mit mehrfachem Druck auf [F10] oder [ESC] werden alle Unterfenster geschlossen und Sie kommen zum anfänglichen Bildschirmmenue zurück.