Ein neuer Benutzer / Leser kommt in die Bücherei

Der erste Eindruck ist entscheidend. Kommt ein neuer Leser in die Bücherei, sollte dieser daher freundlich und offen empfangen werden. Manche Benutzer sind nicht in erster Linie daran interessiert, laufend Bücher auszuleihen. Ihre Fragen betreffen oft nur eine einzelne Information, eine Sache, die gerade jetzt für sie besonders wichtig ist. Jede Bücherei sollte dazu bereit sein, solche für den Benutzer wichtigen Auskünfte zu erteilen und ihn notfalls an eine andere Stelle zu verweisen, wo ihm besser geholfen werden kann. Auch die kleinste Bücherei sollte in der Lage sein ein Minimum an allgemeinen Auskünften und Sachinformationen zu vermitteln.

Es ist ratsam, Benutzern, die die Bücherei noch nicht kennen, die Bestände und die Arbeitsweise der Bücherei am Ort sowie die Möglichkeiten des ganzen Bibliotheknetzes, dem diese örtliche Einrichtung angehört, eingehend zu erklären. Der Benutzer soll erfahren, welche Bestände vorhanden sind, wie diese durch die Aufstellung, durch die Kataloge bzw. OPAC-Recherche (Ein für die Leser frei zugänglicher Computer zur Suche von Medien) erschlossen sind und in welcher Weise ihm die Bestände anderer Büchereien und Bibliotheken (s. Fernleihverkehr) zugänglich gemacht werden können.

Wer über eine einzelne Auskunft hinaus die Bücherei benutzen will, muss als Leser registriert werden, damit die Ausleihe auf einfache Art gebucht werden kann.

Zunächst übergibt man dem neuen Leser das Anmeldeformular und eine Kopie der Benutzungsordnung sowie weiteres Informationsmaterial der Bücherei (z.B: Gebührenordnung, Wegweiser, Bestell-Service, etc.).        

Dieses Formular wird bei jeder Neuanmeldung ausgefüllt und später mit der Lesernummer versehen. Sie dient dazu den einzelnen Leser für die verschiedenen Verfahren bei der Ausleihe zu kennzeichnen. Sie wird auf allen Formularen (z.B.: Fristzettel bzw. Ausleihquittung) angegeben, die die Bücherei für den Leser ausfertigt. Die Lesernummer wird später vom Programm automatisch vergeben.

Ist das Anmeldeformular ausgefüllt (auf Unterschrift achten!) überprüft man im Programm anhand des Lesernamens (auf Geburtstag achten!), ob dieser neue Leser bereits registriert ist. Hierzu wird der Menüpunkt Bibliothek -> Leserliste (F8) aus dem Hauptfenster aufgerufen. Es erscheint die Leserliste in alphabetischer Reihenfolge.

Durch Drücken der F2-Taste erhalten Sie eine Auswahl von verschiedenen Suchkriterien. Wählen Sie das Kriterium "Lesername" an und bestätigen dies durch Drücken der RETURN-Taste. Geben Sie nun den Nachnamen des neuen Lesers ein. Meistens sind die ersten Buchstaben des Namens ausreichend, um an die entsprechende Stelle der Leserliste zu gelangen. Bestätigen Sie nun diese Eingabe wiederum durch die RETURN-Taste.

Um den neuen Leser zu erfassen, wählen Sie Bibliothek -> Leserliste -> F5-Eingeben. Es erscheint nun die entsprechende Eingabemaske. Vom Programm wird sofort die kleinste freie Lesernummer vorgeschlagen, welche auf das Anmeldeformular übertragen wird.

Es können derzeit nur Barcodes des Typs 3 (Mainzer Leserbarcodes) oder des Typs 7 (Schleswig Holsteiner Leserbarcodes) direkt mit dem Barcodescanner in der Leser-Erfassungsmaske eingelesen werden.

Alle relevanten Daten werden nun vom Anmeldeformular in diese Eingabemaske übertragen. Sollte es nicht möglich sein, den Leserausweis noch am selben Tag auszuhändigen, wird in das Notizfeld "Ausweis noch ausgeben" eingetragen. Diese Mitteilung erscheint dann jeweils bei der Anwahl des entsprechenden Lesers für die Ausleihe.

Sie können die Leser auch bestimmten Gruppen zuordnen, den Gruppennamen können Sie selbst vergeben. Diese Gruppen ermöglichen es, den zugehörigen Lesern besondere Ausleihkonditionen (Fristen, Gebühren) über die Funktion „Intern/Systemeinstellungen/Einstellungen zur Ausleihe" zuzuordnen.

Darüber hinaus gibt es vier festgelegte Gruppen, die für den Mediendatenaustausch zwischen Büchereien erforderlich. Geben Sie Medien mit den Mediendaten an andere Büchereien weiter (z.B. als Buchblock), so ordnen Sie die Lesereinträge dieser Büchereien zwingend einer der aufgeführten Gruppen (in der Regel „Buchb.") zu:

Nur so ist sichergestellt, dass die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) korrekt geführt wird.

Nach ordnungsgemäßer Beendigung der Eingabe, befinden Sie sich wieder in der Leserliste. Füllen Sie nun gegebenenfalls den Leserausweis aus, übergeben diesen dem Leser und heften das Anmeldeformular ab.

Als nächstes können nun Familienangehörige sowie der Jahresbeitrag (Gebühr für Ausstellung bzw. Verlängerung des Leserausweises) eingetragen werden. Fragen Sie nun den neuen Leser nach Familienangehörigen, die schon Leser sind und tragen Sie diese ggf. ein. Um in den Untermenüpunkt FAMILIENANGEHÖRIGE zu gelangen, drücken Sie die Tastenkombination ALT+F2.

Sind die Lesernummern der Familienmitglieder nicht bekannt, so haben Sie die Möglichkeit, innerhalb der Eingabemaske für diese Lesernummern durch Drücken der Taste F8 die alphabetische Leserliste aufzurufen. Wählen Sie das gesuchte Familienmitglied an und bestätigen Sie mit der RETURN-Taste. Die Lesernummer ist nun in die Eingabemaske übernommen worden und kann bestätigt werden.

Wählen Sie nun den gewünschten Leser in der Liste mit der RETURN-Taste für die Ausleihe an. Sie verlassen dabei automatisch den Menüpunkt Bibliothek -> Leserliste (F8). Wechseln Sie zum Menüpunkt Bibliothek -> Ausleihtätigkeiten (F5). Falls in Ihrer Bücherei ein Jahresbeitrag verlangt wird so erscheint automatisch ein entsprechender Hinweis und Sie haben die Möglichkeit den Jahresbeitrag gleich einzutragen. Sie können dies aber auch später im Untermenüpunkt JAHRESBEITRAG (ALT+F8) durch Drücken der F5-Taste durchführen. Gleichzeitig wird der entsprechende Betrag ins Leserschuldenkonto eingetragen.

Nach dieser Neuaufnahme kann nun dem Leser das Verfahren der Ausleihe inkl. Vormerkungen und Fernleihe erklärt werden. Geben Sie dem neuen Leser die Gewissheit, dass er jederzeit die Mitarbeiter um Rat fragen kann.