Buchungen

Diese Funktion erlaubt es, Ein- und Ausgaben sowie Überweisungen zwischen mehreren Bankkonten der Bücherei und der Handkasse zu verbuchen (F5). Außerdem können Buchungen, die aus einer Liste aller Buchungen auswählbar sind, geändert werden. Zusätzlich können Auswertungen wie z.B. die Übersicht über die Kontostände oder die Buchungen zu einem speziellen Konto ausgegeben werden.

Buchungen laufen immer nach dem gleichen Muster ab. Es wird gefragt:

1) Soll die Buchung als Einnahme (E) oder als Ausgabe (A) verbucht werden?

2) Von / auf welches Finanzkonto geht die Buchung?

3) Von / auf welches Einnahme- oder Ausgabe-Konto soll gebucht werden?

Die vom Programm vorgeschlagenen Konten ändern sich, je nachdem ob man bei Belegart „Einnahme" oder „Ausgabe" gewählt hat. BVS unterscheidet drei Kontenarten:

Finanzkonten (Konto-Art 0)

Finanzkonten sind „real" vorhandene Kassen bzw. Konten der Bücherei.

Beispiel:

1 = Bargeldkasse / Handkasse in der Bücherei

2 = Girokonto / Sparbuch der Bücherei

Ausgaben-Konten (Konto-Art 10)

Ausgabenkonten bei BVS sind „fiktive" Konten, die nur buchhalterischen Zwecken dienen, um jederzeit sehen zu können, für welchen Zweck Geld ausgegeben wurde.

Für jede Ausgabe-Art die der Büchereileitung interessant erscheint, kann ein entsprechendes Konto angelegt werden. 

Beispiele:

11 = Medienbeschaffung

12 = Zeitschriften-Abo

14 = Verbrauchsmaterial

15 = Einrichtung, Mobiliar

16 = Porto- u. Telefonkosten

Einnahme-Konten (Konto-Art 20)

Einnahmekonten sind „fiktive" Konten, die nur buchhalterischen Zwecken dienen, um jederzeit sehen zu können, woher wir unser Geld bekommen haben.

Für jede Einnahme-Art die der Büchereileitung interessant erscheint, kann ein entsprechendes Konto angelegt werden.

Beispiele:

2 = Versäumnisgebühren

3 = Mahngebühren

4 = Gebühren für Fernleihe

5 = Vormerkgebühren

6 = Jahresbeitrag

7 = Zuschuss

8 = Spenden

Die wichtigsten Konten sind bereits fest im Programm angelegt. Werden zusätzliche Konten benötigt, so können Sie diese selbst unter Verwaltung -> Systemeinstellungen -> Finanzen -> Konten hinzugefügt werden.

Unter Verwaltung -> Finanzstatistik können Sie jederzeit die aktuellen Kontostände in BVS abfragen.